人前で電話対応はうまくできますか？周りに聞かれてる気がして話しにくいことありませんか？周りに誰もいなければ普通に話せるので電話対応ができないわけではありません。
でも他の人がいると電話で話すのが苦手になってしまう。
そういう人はとても多いです。
私も人前での電話は苦手で、会社員時代に上司から「この件、先方に電話して伝えておいて」と指示があって、その上司がいるところで電話しなければならないときは本当にイヤでした。
ちゃんと要件を伝えられるのか聞き耳を立てられているような気がしたからです。
「そんな伝え方で先方は理解できないだろ」と注意されるのではと不安になったりもしました。
おかげで先方に電話することがなかなかできず、時間だけが過ぎて精神的に追い込まれてしまうことに。
やっとのことで相手の会社に電話をかけたのですが、担当者が不在で「では折り返しお電話いたします」と私が言って電話を切りました。
そしたらすぐに上司から「自分からかけておいて『折り返す』はおかしいだろ」と注意されました（やっぱり聞いていたか）。
このように私と同じく、電話対応した時に周りが聞いている感じがして苦手な人へ向けてお伝えします。
原因は「自意識過剰」
人前で電話することが苦手なのは「自意識過剰」が原因です。
自意識過剰とは自分に対することを過剰に意識してしまう状態のこと。
自意識過剰な人は、他の人から自分がどう思われるかをとても気にします。
「つまらないと思われないか」「頭の悪い人と思われないか」「嫌われてしまわないか」と考えて行動を制限してしまたりします。
電話対応では、周りから「言葉遣いが間違っていない？」「電話でもっと明るく話したほうがいいのでは？」「要件は正確に伝えられているの？」などと思われていないか気にして電話が苦手に。
特に電話対応は一つのビジネススキルですから、「電話対応もうまくできないのか」と思われたら仕事ができない人という評価を受けてしまう恐れがあるので自意識過剰がより出てしまいやすいんです。
自意識過剰な人が電話対応するには
自意識過剰な人がより自然に電話対応するにはどのようにすれば良いのでしょうか。
簡単にできる対策をご紹介します。
メモを用意
話す内容のメモを用意すると安心できます。
電話の話し始めをどうするか、何を伝えるかなどメモをして、電話しながら確認できるようにします。
いわゆる台本のようなものですね。
台本と言ってもセリフを全部書く必要はありません。
キーワードや重要な点を書いておくだけの手軽なもので大丈夫です。
また不在だった場合の対応も書いておくと良いでしょう。
またかけ直すのか、伝言をお願いするのか。
不在の対応を想定しておくと焦らずにすみますよね。
談笑を入れる
私の経験では、他の人が電話対応しているときに初めは聞き耳を立ててしまいますが、その人が自然に話をしているとその後は気にしていないことが多いです。
でも、言葉につっかえたり、ぎこちなく話をしていると違和感を感じ、その電話対応に集中してしまい何を言っているか聞こうとしてしまいます。
なので自然に話し始めれば、周りの人は電話をしていると認識するだけで内容は右から左に流してしまいます。
つまり、ほとんど聞いていない状態になります。
なぜなら周りの人たちもヒマではありません。電話対応が自然であれば自分の仕事を片づけることに意識を戻します。
では自然な電話対応はどのようなものでしょう。
それは自然に話すためには談笑することです。
打ち解けた会話はとても自然に感じますよね。冗談や笑いが入っているとなおさらです。
努めて明るいトーンで談笑からスタートすると、周りはその電話を気にしなくなります。
別の場所で話す
移動できるなら誰もいない場所で電話しましょう。
別にダメなことではありませんし、その方がリラックスして話せるなら電話口の相手にとっても良いです。
無理して周りが聞き耳を立てている場所で話さなくても大丈夫。
ただデメリットとしては、毎回電話できる場所を探さないといけないこと。
いちいち探して移動しなければいけないので面倒です。
また移動できない場合もあります。デスクの固定電話にかかってきたときです。
別の場所で話せないときは、上記の「事前にメモを用意する」「談笑からスタートする」を参考にしてみてください。
まとめ
人前での電話対応が苦手なことについてお伝えしました。
実は「慣れる」ことが一番の対策だったりします。
人前での電話対応は場数を踏むとある程度慣れるんですよね。
慣れるとそこまで周りの人のことを気にしなくなります。
また周りの人たちもあなたが電話対応する状況に慣れてきます。
電話していることが不自然だったり、対応が心配なときは聞き耳を立てますが、問題なくなれば気にしなくなるというわけです。
とはいえ慣れるまでが大変なので今回ご紹介した方法を参考に電話対応を繰り返してみてください。
コメント